Transkrypcja zagranicznego dokumentu stanu cywilnego

Kto może załatwić sprawę

• Wniosek do wybranego kierownika urzędu stanu cywilnego o dokonanie transkrypcji może złożyć osoba, której dotyczy zdarzenie podlegające transkrypcji, lub inna osoba, która wykaże interes prawny w transkrypcji lub interes faktyczny w transkrypcji dokumentu potwierdzającego zgon.
• Jeżeli wniosek jest składany za pośrednictwem osób których akt nie dotyczy (wstępni, zstępni, rodzeństwo, małżonek, przedstawiciel ustawowy), wówczas wymagane jest pełnomocnictwo szczegółowe upoważniające pełnomocnika do dokonania transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego. Pełnomocnictwo udzielone wstępnemu, zstępnemu, rodzeństwu zwolnione jest z opłaty skarbowej. w pozostałych przypadkach winno być opłacone opłatą skarbową w wysokości 17 zł.

Wymagane dokumenty

• Wniosek o transkrypcję.
• Zagraniczny dokument stanu cywilnego, będący dowodem zdarzenia i jego rejestracji, wraz z tłumaczeniem na język polski, dokonanym przez tłumacza przysięgłego.

Opłaty

• 50 zł – transkrypcja
• 17 zł – pełnomocnictwo

Termin i sposób załatwienia sprawy

Transkrypcji aktu stanu cywilnego dokonuje się w formie czynności materialno-technicznej, zamieszczając w akcie stanu cywilnego adnotację o transkrypcji. Kierownik USC pozyskuje niezbędne akty w celu weryfikacji danych. Jeżeli zdarzenie stanu cywilnego (urodzenie, małżeństwo, zgon) miało miejsce na terenie kraju, ale poza gminą Śmigiel, sprawa jest załatwiana niezwłocznie po uzyskaniu z właściwego urzędu stanu cywilnego wymaganego aktu.

Tryb odwoławczy

Odmowa dokonania transkrypcji następuje w formie decyzji administracyjnej. Odwołanie wnosi się do Wojewody Wielkopolskiego w terminie 14 dni od dnia doręczenia rozstrzygnięcia, za pośrednictwem Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego w Śmiglu, który to rozstrzygnięcie wydał.

Miejsce załatwienia sprawy/ osoba odpowiedzialna

Urząd Stanu Cywilnego w Śmiglu, Plac Wojska Polskiego 6, 64-030 Śmigiel. Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego w Śmiglu tel. (65)5186903

Uwagi

• Jeżeli transkrypcji dokonuje się na wniosek jednego z małżonków, kierownik urzędu stanu cywilnego powiadamia o transkrypcji drugiego małżonka oraz informuje go o prawie do złożenia oświadczenia w sprawie nazwiska.
• Jeżeli zagraniczny dokument stanu cywilnego potwierdzający zawarcie małżeństwa nie zawiera zapisu o oświadczeniu małżonków w sprawie swojego nazwiska noszonego po zawarciu małżeństwa, małżonkowie mogą złożyć takie oświadczenia.
• Po transkrypcji aktu stanu cywilnego wydaje się jeden odpis zupełny aktu stanu cywilnego

Informacje uzupełniające

• Transkrypcji podlega dokument, który w państwie wystawienia jest uznawany za dokument stanu cywilnego i ma moc dokumentu urzędowego, jest wydany przez właściwy organ oraz nie budzi wątpliwości co do autentyczności.
• Transkrypcja jest obligatoryjna, jeżeli obywatel polski, którego dotyczy zagraniczny dokument stanu cywilnego, posiada akt stanu cywilnego potwierdzający zdarzenia wcześniejsze sporządzony na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej i żąda dokonania czynności z zakresu rejestracji stanu cywilnego lub ubiega się o polski dokument tożsamości lub nadanie numeru PESEL.
• Dokonując transkrypcji zagranicznego dokumentu stanu cywilnego, który dotyczy obywateli polskich posługujących się również aktami stanu cywilnego sporządzonymi w Rzeczypospolitej Polskiej, kierownik urzędu stanu cywilnego dostosowuje, na wniosek osoby, której akt dotyczy, w formie czynności materialno-technicznej, pisownię danych zawartych w zagranicznym dokumencie do reguł pisowni polskiej, jeżeli wniosek taki został złożony z wnioskiem o dokonanie transkrypcji.
• Nazwę miejscowości położonej poza granicami Rzeczypospolitej Polskiej zamieszcza się w pisowni ustalonej przez Komisję Standaryzacji Nazw Geograficznych poza Granicami Rzeczypospolitej Polskiej.

Podstawa prawna

Art. 104-107 ustawy z dnia 28.11.2014 r. Prawa o aktach stanu cywilnego (tekst jednolity Dz.U. z 2016 r. poz. 2064 ze zmianami)
Ustawa z dnia 16 listopada 2006 r. o opłacie skarbowej (tekst jednolity Dz.U. z 2018 r. poz.1044)